Politique de confidentialité

Version : 20260917 · Matvision SRL. La version française fait foi.

1. Objet et champ d'application

La présente politique décrit la manière dont Matvision SRL (« Matvision », « nous ») collecte, utilise et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Elle s'applique :

aux personnes de contact de nos clients, prospects, fournisseurs et partenaires (dirigeants, employés, mandataires) dans le cadre de la relation commerciale, y compris les études de faisabilité, la vente, la location, la mise à disposition de matériel et les services associés ;

aux visiteurs du site matvision.eu et aux personnes qui nous contactent par email ou via le site.

Elle constitue la Politique de Confidentialité visée à l'article 13 de nos conditions générales de vente (version 20260917) ainsi que la politique de confidentialité à laquelle renvoie notre Politique d'utilisation et d'accès aux données (Règlement sur les données, dite « Politique Data Act »).

Elle ne couvre pas le traitement des données de nos collaborateurs ni des candidats à un recrutement, qui fait l'objet d'une information distincte.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Matvision SRL, société à responsabilité limitée de droit belge ;

Siège social : Quai sur Meuse 19, 4000 Liège, Belgique ;

Numéro d'entreprise (BCE) et numéro de TVA : BE 1003.697.996 ;

Point de contact vie privée : info@matvision.eu.

Matvision n'a pas désigné de délégué à la protection des données, les seuils prévus à l'article 37 du RGPD n'étant pas atteints. Toute question relative aux données personnelles peut être adressée au point de contact ci-dessus.

3. Données traitées et sources

Nous traitons uniquement les données pertinentes pour la relation professionnelle :

Identification et contact professionnels: nom, prénom, fonction, société, adresse email et téléphone professionnels ;

Données contractuelles et de facturation: commandes, livraisons, factures, historique de paiement, correspondances ;

Communications: contenu des échanges par email, formulaire de contact ou lors d'événements professionnels ;

Données de navigation: adresse IP, données de connexion et cookies lors de la visite du site matvision.eu ;

Données liées aux Produits et Services connectés: les machines de tri et services associés de Matvision génèrent des données techniques impersonnelles (journaux autogénérés d'utilisation de la machine, état des composants, paramètres, rapports d'erreurs), sans identifiants d'opérateurs. Ces données ne contiennent pas de données à caractère personnel et sont régies par la Politique Data Act. Si elles venaient à en contenir, la présente politique s'appliquerait à ces données.

Les données sont collectées directement auprès de vous, auprès de votre employeur ou donneur d'ordre dans le cadre d'un contrat, lors d'événements professionnels, ou via des sources professionnelles publiquement accessibles (site web de votre société, LinkedIn, registres d'entreprises publics tels que la Banque-Carrefour des Entreprises).

4. Finalités, bases juridiques et durées de conservation

Le tableau ci-dessous récapitule les traitements mis en œuvre. À l'issue des durées indiquées, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation plus longue ou litige en cours.

Finalité	Données concernées	Base juridique (art. 6 RGPD)	Durée de conservation
Gestion de la relation précontractuelle et contractuelle : offres, commandes, études de faisabilité, livraisons, mises en service, support et maintenance	Identification et contact professionnels, fonction, société, correspondances, données contractuelles	Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ; intérêt légitime pour les personnes de contact chez nos clients personnes morales	Durée de la relation contractuelle, puis 10 ans (délai de prescription contractuelle en droit belge)
Facturation, comptabilité et obligations fiscales	Données de facturation, coordonnées, historique de paiement	Obligation légale (législation comptable, fiscale et TVA)	10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné
Prospection commerciale B2B : prise de contact, suivi de salons et d'événements, envoi d'informations sur nos produits et services	Identification et contact professionnels, fonction, société, historique des échanges	Intérêt légitime (développement commercial en B2B), avec droit d'opposition à tout moment	7 ans après le dernier contact utile
Traitement des demandes reçues via le site ou par email (formulaire de contact, demandes d'information)	Nom, coordonnées, contenu du message	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime (répondre aux demandes)	7 ans après le dernier échange si la demande n'aboutit pas à un contrat
Fonctionnement, sécurité et statistiques du site matvision.eu	Données de navigation, adresse IP, journaux techniques, cookies	Intérêt légitime (cookies essentiels et sécurité) ; consentement (cookies non essentiels)	Journaux : 12 mois ; cookies : selon la durée indiquée dans le bandeau, 13 mois maximum
Gestion des litiges, recouvrement et défense de nos droits	Données du dossier concerné	Intérêt légitime (défense en justice)	Durée de la procédure, puis délais de prescription applicables

Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, nous veillons à un équilibre entre cet intérêt et vos droits et libertés ; vous pouvez vous y opposer dans les conditions décrites à la section 8.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seuls membres de notre équipe qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Elles peuvent être partagées avec :

nos sous-traitants techniques: OVH (hébergement du site web, Union européenne), WordPress avec le constructeur de pages Elementor et l'extension de traduction TranslatePress (fonctionnement du site), Google (Tag Manager et Google Fonts, voir la section 9), Calendly (prise de rendez-vous en ligne, lorsque vous réservez un créneau via le site), Microsoft (Microsoft 365 : messagerie, stockage de documents et outils collaboratifs), ainsi que nos outils de messagerie interne et d'automatisation de la qualification des prospects ;

nos prestataires professionnels: comptable, conseils juridiques, assureurs, transporteurs, dans la stricte mesure nécessaire ;

les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige.

Nos sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD sont liés par des accords de traitement des données et ne peuvent utiliser vos données que sur nos instructions. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.

6. Transferts hors de l'Espace économique européen

Nos données sont en principe hébergées dans l'Espace économique européen. Certains de nos prestataires (notamment des fournisseurs de services cloud) peuvent toutefois traiter des données en dehors de l'EEE. Dans ce cas, le transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne (par exemple le cadre de protection des données UE - États-Unis) ou par des clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.

7. Sécurité et confidentialité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou l'altération : contrôle des accès, sauvegardes, chiffrement des communications, sensibilisation de l'équipe et encadrement contractuel de nos sous-traitants.

Ces mesures s'articulent avec les obligations de confidentialité prévues à l'article 12 de nos conditions générales de vente. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous en informerons l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, les personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

droit d'accès à vos données et à une copie de celles-ci ;

droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;

droit à l'effacement, dans les conditions prévues à l'article 17 du RGPD ;

droit à la limitation du traitement ;

droit d'opposition, notamment à la prospection commerciale, à tout moment et sans justification ;

droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur le contrat ou le consentement ;

droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà effectués.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse info@matvision.euen précisant votre demande. Nous pouvons vous demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

9. Cookies et site web

Le site matvision.eu utilise des cookies et technologies similaires. Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site sont déposés sur la base de notre intérêt légitime. Les autres cookies ne sont déposés qu'avec votre consentement, que vous pouvez donner, refuser ou retirer à tout moment via le bandeau de gestion des cookies.

Le site utilise notamment les services tiers suivants :

Google Tag Manager: gestion des balises de mesure d'audience ; les balises non essentielles ne sont activées qu'après consentement ;

Google Fonts: chargement des polices de caractères, impliquant la transmission de votre adresse IP à Google ;

Calendly: module de prise de rendez-vous ; vos nom et coordonnées ne sont transmis à Calendly que si vous réservez un créneau.

10. Articulation avec les CGV et la Politique Data Act

Les données générées par l'utilisation des produits connectés et services connexes de Matvision (données machines, données d'utilisation, métadonnées) sont régies par la Politique d'utilisation et d'accès aux données prise en application du Règlement (UE) 2023/2854 (Règlement sur les données). Cette politique ne constitue pas une information au sens du RGPD.

Ces données sont impersonnelles : il s'agit de journaux autogénérés d'utilisation de la machine et d'informations techniques, sans identifiants d'opérateurs. Si elles venaient à contenir des données à caractère personnel, leur traitement serait réalisé conformément à la présente politique, qui prévaut pour tout ce qui concerne la protection des données personnelles. En cas de contradiction entre la présente politique et un contrat particulier conclu avec un client, le contrat prévaut dans la mesure permise par la réglementation.

11. Modifications

Nous pouvons adapter la présente politique, notamment en cas d'évolution de nos activités, de nos outils ou de la réglementation. La version en vigueur est publiée à l'adresse matvision.eu/fr/privacy-policy/ avec sa date de mise à jour. En cas de modification substantielle, nous en informerons nos clients actifs par email.

12. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données : Matvision SRL, Quai sur Meuse 19, 4000 Liège, Belgique, info@matvision.eu.